Si en vous arrivez à un stade de développement de votre entreprise nécessitant une quelconque forme de soutien, vous devrez d’abord élaborer votre proposition d’affaires. L’objectif d’une proposition d’affaires est de vous aider à obtenir du financement, à conclure des partenariats ou à attirer des clients. Voici donc un guide rempli d’astuces pour rédiger une bonne proposition d’affaires.
Qu’est-ce qu’une proposition d’affaires?
Il s’agit d’une présentation écrite de votre entreprise accompagnée d’une sollicitation ciblée à l’endroit d’un client ou d’un partenaire d’affaires potentiel. Cette sollicitation vise typiquement à instaurer une forme d’échange, lequel peut impliquer une demande de soutien, généralement financier, ou une invitation à coordonner des activités commerciales. Les conseils ci-dessous vous aideront à produire une proposition d’affaires efficace de grande qualité.
Types de propositions d’affaires
Il existe deux principaux types de propositions d’affaires : (1) la proposition non sollicitée et (2) la proposition sollicitée.
- Proposition non sollicitée : La proposition d’affaires non sollicitée est généralement acheminée au client ou au partenaire convoité sans que celui-ci en ait fait la demande. On la présente lorsque l’on cherche à conclure une entente ou un échange mutuellement profitable dont le destinataire n’a pas encore connaissance.
- Proposition sollicitée : La proposition d’affaires sollicitée est généralement demandée par un partenaire potentiel. Le plus souvent, elle est réclamée lors d’activités de réseautage professionnel et s’avère plus fructueuse, puisque les mandats et les activités clés ont été cernés avant l’envoi. Elle peut aussi répondre à une demande de propositions ou à la publication d’une soumission. Si une entreprise doit résoudre un problème complexe et n’a pas les compétences ou les ressources pour le faire, elle partira à la recherche du bon partenaire d’affaires auquel est présentera une demande de propositions.
10 éléments à inclure dans une proposition d’affaires
Avant de commencer à rédiger votre proposition d’affaires, il est primordial de bien comprendre qui est votre destinataire. Pour ce faire, vous devez mener des études de marché exhaustives pour identifier les mandats et activités clés de la société que vous souhaitez approcher. Si vous vous adressez à un jeune entrepreneur, vous aurez probablement une approche différente qu’avec le PDG d’une entreprise du Fortune 500.
Rappelez-vous qu’il n’existe pas d’approche générique tous azimuts pour rédiger une proposition d’affaires. Assurez-vous simplement que votre entreprise fera bonne figure et que votre proposition sera reçue favorablement. Quoi qu’il en soit, que votre proposition soit sollicitée ou non, les éléments qu’elle doit contenir sont relativement les mêmes. Voici donc la liste des 10 choses que vous devez inclure dans votre proposition d’affaires.
1. Page titre
Comme avec tout type de document officiel, c’est sur votre page titre que le lecteur basera ses premières impressions. Celle-ci sert à vous présenter, votre entreprise et vous. Indiquez (1) votre titre et votre nom complet; (2) le nom de votre entreprise et son slogan/accroche; (3) la date de soumission de la proposition; (4) le nom de l’entreprise sollicitée et celui de la personne-ressource assignée.
2. Table des matières
Comme avec d’autres documents officiels, vous devez inclure une table des matières pour permettre au lecteur d’avoir une rapide vue d’ensemble du contenu. Vous permettrez ainsi au destinataire de s’attarder à des mots ou des phrases clés, et de bien comprendre la portée de la proposition. Si vous transmettez une version électronique de votre document, assurez-vous d’avoir une table des matières cliquable qui favorisera la navigation entre les pages et les sujets.
3. Sommaire
Le sommaire sert principalement à répondre à la question « pourquoi? ». Cette section doit comprendre une brève présentation de votre entreprise, les raisons derrière l’envoi de la proposition et en quoi l’entente de partenariat vous serait mutuellement bénéfique. Son contenu s’apparente à celui d’une proposition de valeur unique par sa manière de dépeindre les avantages de la collaboration. En lisant votre sommaire, le destinataire devrait être en mesure de bien saisir votre requête ainsi que les solutions proposées.
4. Énoncé des problèmes
Dans cette section, vous devez résumer les défis ou les problèmes auxquels le partenaire d’affaires potentiel ou vous êtes confrontés. Vous aurez ainsi l’occasion de faire comprendre au destinataire que vous saisissez bien l’ampleur du problème et l’impact négatif qu’il peut avoir sur la croissance et le succès de l’entreprise.
5. Solutions proposées
Cette section sert à expliquer comment le partenariat proposé résoudrait les problèmes et les défis soulevés. Présentez la façon dont vos produits, solutions ou services seraient profitables à l’entreprise, ou vice versa. Ajoutez également une description des avantages mutuels que vous pourriez tirer du partenariat, le tout appuyé par des études de cas. Vous aurez aussi avantage à fournir un calendrier des livrables accompagné des méthodes d’implantation envisagées.
6. Références
Comme vous souhaitez persuader une entreprise de faire équipe avec vous, vous devez impérativement fournir des références professionnelles et des certifications de compétences. Vous montrerez ainsi au collaborateur potentiel votre bonne réputation et votre capacité à offrir la solution recherchée, et vous pourrez vous démarquer de vos concurrents. En plus de vos références et de vos certifications, faites mention des prix et récompenses que vous ou votre entreprise avez reçus et incluez des études de cas de vos succès passés, des témoignages et des comptes rendus. Ces éléments sont cruciaux pour jeter les bases d’une relation et paver la voie d’un partenariat de confiance. Ils serviront également à susciter l’intérêt et la discussion, à favoriser la confiance et à mener ultimement à la conclusion d’une entente entre vos deux entreprises.
7. Options de partenariat
Comme vous cherchez à former un partenariat qui vous sera mutuellement bénéfique, vous gagnerez à inclure une liste d’options parmi lesquelles votre collaborateur potentiel pourra choisir. Pensez à présenter diverses propositions de prix et d’échange de produits, de services ou de compétences, etc. Assurez-vous de bien faire vos recherches et d’offrir des options viables, à propos et réalisables.
8. Conditions générales
Les partenariats commerciaux étant fondés sur la transparence, les conditions générales permettent de clarifier l’entente et de fixer les attentes dès le début. Cette section comprend généralement les échéanciers du projet, les prix et les calendriers de paiement. Elle résume aussi les termes de l’entente qui vous unira à votre partenaire potentiel en cas de réponse positive de sa part. Par conséquent, assurez-vous que vos conditions générales sont sans équivoque et indiquez explicitement quelles clauses ne sont pas négociables.
9. Contrat type
Le contrat type favorise la transparence en aidant le lecteur à bien saisir ce à quoi il s’engage. Vous pouvez même prévoir de l’espace pour les signatures à la suite des conditions générales, advenant que votre partenaire potentiel soit intéressé au point de signer sur-le-champ.
10. Ressources additionnelles
Une proposition d’affaires doit aller droit au but; gardez donc les sections d’information exhaustive sur votre entreprise pour la fin, c’est-à-dire pour l’annexe. Voici les éléments à inclure dans cette section :
- un aperçu de votre entreprise, de ses valeurs clés et de ses activités principales;
- une présentation de l’équipe de direction ainsi que des personnes/équipes appelées à travailler sur le projet;
- votre auditoire cible, du matériel de marketing potentiel et les directives liées à la marque;
- des études de marché additionnelles et des projections appuyant votre proposition;
- d’autres études de cas/preuves de réussite de client, comme des témoignages et des comptes rendus;
- des lettres d’intention ou une liste de partenaires confirmés qui travailleront sur le projet;
- votre modèle économique, votre modèle de revenus et vos prévisions financières;
- tout autre contenu pertinent, comme des démonstrations de produits et services et des vidéos.
Pratiques exemplaires de rédaction de proposition en 12 points
- Visez un maximum de 5 pages. Avant de rédiger votre proposition d’affaires, déterminez ses grandes lignes (sections et sous-sections) en priorisant l’information la plus pertinente. Typiquement, une proposition initiale contient entre une et cinq pages, mais il peut en aller autrement en fonction du stade de l’appel à soumission ou des critères de soumission. Nonobstant le nombre de pages, la proposition doit être ciblée et concise, et plonger dans le vif du sujet aussi vite que possible.
- Présentez un éventail d’options. Vous ne recevrez pas la réponse désirée si vous n’en faites pas explicitement la demande. Cependant, en présentant une gamme d’options à votre partenaire potentiel, vous tenez compte des différents budgets, contraintes et éventualités. En élaborant votre « menu d’options », assurez-vous de mettre en lumière les avantages de chacune pour le destinataire.
- Faites des recherches. Pour que votre proposition soit reçue et évaluée en temps opportun par la bonne personne-ressource, vous devez mener les recherches appropriées. En outre, le choix du moment où vous soumettez votre document est tout aussi crucial.
- Ne confondez pas proposition d’affaires et plan d’affaires. N’oubliez pas que votre proposition d’affaires n’est pas votre plan d’affaires. Même si vous devez y inclure de l’information sur votre entreprise, mettez-vous dans la peau du lecteur et ne présentez que les renseignements les plus pertinents. Si votre destinataire désire obtenir plus de détails, il vous en fera la demande.
- Utilisez des phrases et des mots clés. Il est primordial que votre proposition contienne des termes et des concepts qui résonnent auprès du partenaire potentiel. Ceux-ci doivent être liés à son industrie, à son mandat, à ses objectifs globaux et à ses propres indicateurs de rendement clé (IRC). Vous montrez ainsi que vous avez fait vos devoirs et avez su cerner des champs d’action communs.
- Fournissez des preuves. Pour arriver à convaincre le partenaire potentiel de conclure l’entente, vous devez absolument lui présenter des preuves de votre succès. Ne vous contentez pas de vanter les mérites de votre entreprise et vos aptitudes; fournissez des preuves concrètes de succès et d’apprentissages clés.
- Facilitez l’accessibilité. Assurez-vous que votre proposition d’affaires est disponible en divers formats et accessible sur divers appareils. La convivialité et l’expérience du lecteur auront une grande incidence sur le processus de prise de décision. Conséquemment, consacrez du temps et des efforts additionnels pour favoriser l’accessibilité. Vous pourriez même créer une version audio ou vidéo de la proposition.
- Appuyez la proposition par des données et des supports visuels. N’oubliez pas d’inclure des données et des projections quantitatives, précises et attrayantes présentées sous forme de graphiques et de tableaux. En plus de rompre la monotonie des longs paragraphes, vous aiderez le lecteur à mieux cerner et absorber rapidement l’information cruciale.
- Appelez à l’action. Gardez à l’esprit le résultat espéré en rédigeant votre proposition d’affaires et faites un appel à l’action clair pour votre destinataire. Assurez-vous que le lecteur sait ce qu’il doit faire après la lecture de la proposition. Aussi, pensez à ajouter des champs de signature, des contrats types et une demande de rencontre, de financement ou de produits/services, s’il y a lieu.
- Optez pour la simplicité et la qualité. Rédigez une proposition directe et concise; supprimez toute redondance et toute information superflue. Faites en sorte de présenter du contenu de grande qualité dans un format visuellement attrayant. Même si vous devez utiliser des mots ou des phrases clés pour donner de la crédibilité à votre proposition, n’abusez pas du jargon d’entreprise et favorisez les phrases simples.
- Portez attention au formatage et au vocabulaire. Trop de jargon et de vocabulaire pompeux donneront l’impression que vous en faites trop. Vous devez faire les bons choix éditoriaux pour garantir que le lecteur ne recevra que l’information nécessaire pour le convaincre. Pour vous aider à mettre votre texte en page, employez un logiciel de rédaction de proposition, ou retenez les services d’un rédacteur ou d’un designer graphique. Sachez que bon nombre d’entreprises se voient souvent privées de contrats pour des fautes d’orthographe ou de grammaire généralement associées à un manque de professionnalisme ou de souci du détail.
- Communiquez votre image de marque et votre culture. N’hésitez pas à faire ressortir votre image de marque et votre culture d’entreprise dans votre proposition. Bien qu’il s’agisse d’un document officiel devant être considéré comme tel, votre proposition doit donner à votre partenaire potentiel un aperçu de votre esprit et de vos motivations. Sans dépasser celle des mandats, la compatibilité des cultures peut aussi avoir une incidence dans l’évaluation d’un partenariat possible.
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